Listas, listas e mais listas.
Lista de compras, de livros para ler e de livros lidos, lista de temas para estudo, de músicas preferidas no Spotify, listas de fornecedores, de clientes, listas de potenciais compradores para seu produto ou serviço.
Dentre todas as possibilidades, acredito que uma lista de tarefas faz parte da vida de todos nós, ou pelo menos deveria fazer. Sem ela, como faríamos para lembrar das demandas do dia?
Centenas de e-mails para responder, milhares de mensagens no WhatsApp, gestão de redes sociais do seu negócio, gestão dos projetos que precisam acontecer para viabilizar financeiramente sua existência. A vida adulta pode ser pura ansiedade diante de tantas obrigações. E eu nem falei da pilha de louça na pia, do menu da semana que precisa ser preparado.
Mesmo quando nos tornamos profissionais em organizar lista de objetivos diários para garantir uma produtividade aceitável, ainda podemos nos deparar com a sobrecarga mental de ter que decidir por onde começar.
Passar o dia executando dezenas de ações, riscando muitas tarefas da sua lista, e ainda assim ter a contraditória sensação de que não fez o que era necessário para te aproximar do resultado que você precisa, é uma péssima sensação.
Prioridade deveria ser sempre no singular, mas hoje podemos facilmente ser convencidos de que existem dezenas de prioridades e se não tomarmos cuidado, você pode se deixar convencer de que todas têm a mesma importância.
Mas o que fazer para ser mais produtivo e organizar todas as tarefas?
O Senhor de nome difícil Dwight Eisenhower criou há mais de 50 anos uma ferramenta que ainda hoje é usada para ajudar pessoas a tomar as decisões certas. Eisenhower tem currículo para afirmar que sua técnica é eficiente, afinal ele foi o 34.º presidente dos Estados Unidos (de 1953 até1961) durante uma das épocas de maior crescimento econômico da sua história.
Matriz Eisenhower
A matriz Eisenhower é um ferramenta para direcionar sua tomada de decisão. Focar no que é importante e remover o que pode ser eliminado.
A proposta é que todas as atividades, objetivos e tarefas pode ser divididas em 4 quadrantes baseados em duas qualidades: Importância e Urgência. Segue-se a seguinte sequência na gestão de tarefas quanto a sua relevância:
1.º O que é importante e urgente (Precisa do seu foco total e sua ação imediata)
2.º O que é importante, mas não é urgente (Organize seu tempo para responder a essas demandas).
3.º O que é Urgente, mas não é importante (É possível delegar? quem pode te ajudar a fazer isso?)
4.º O que não é urgente nem mesmo importante. (Nem esquenta a cabeça com isso! Apaga de vez)
Todas as tarefas que são ao mesmo tempo, Importantes e Urgentes são prioridade máxima, e precisam do nosso foco total.
Aquilo que é importante, mas não é urgente, pode esperar por uma solução assim que tarefas do primeiro quadrante sejam concluídas em um tempo determinado por você.
Essa imagem é de um aplicativo para Android chamado 4-Dos e já te ajuda a separar as tasks nessas diferentes categorias. No entanto, você pode aplicar isso em qualquer aplicativo de notas, ou mesmo numa folha de papel.
Pessoalmente gosto muito de fazer no papel, pois eu sinto uma alegria grande em riscar tarefas concluídas e isso me ajuda a manter um ritmo mais positivo, além de me dar um panorama visual das 4 categorias de uma só vez.
A técnica Eisenhower também destaca o quanto poucas tarefas são importantes e urgentes.
O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante.” — Dwight Eisenhower
Ser eficiente na gestão do próprio tempo em uma vida onde nossa persona profissional e a persona pessoal se confundem, é essencial.
Não se sobrecarregue baixando outro aplicativo e tentando incluir mais passos na sua rotina já atribulada. Mas tente aplicar esse conceito de forma que se adapte à sua realidade.
Um simples aplicativo de anotações no teu celular ou um pequeno bloco de notas já é o suficiente para colocar em prática essa ferramenta.
Espero que essa técnica te ajude.
Leitura recomendada:
O PARADOXO DA ESCOLA, Por que Mais é Menos “À medida que a variedade de escolhas aumenta, como tem acontecido em nossa cultura de consumo, a autonomia, o controle e a libertação que essa variedade traz são poderosos e positivos. No entanto, na medida em que a quantidade de escolhas continua crescendo, começam a aparecer os aspectos negativos de haver um número infinito de opções. À medida que a quantidade de escolhas cresce, seus aspectos negativos aumentam gradativamente até nos sufocar. Quando isso acontece,a escolha deixa de ser fonte de libertação e passa a ser fonte de fraqueza”
